Boekjaar 2013 afsluiten

Elk financieel jaar moet in OpenERP afgesloten worden. Dit blog bestaat uit twee delen A) Afsluiten van het boekjaar, meestal in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar en B) Reeksen aanpassen, deze handelingen kunt u nu al uitvoeren.

Mocht u dit liever willen uitbesteden, uiteraard kan Therp u ondersteunen bij het afsluiten van 2013. Gaat u zelf aan de slag, de hier beschreven werkwijze geldt voor versie 7 van OpenERP.

A) Afsluiten van het boekjaar Om het jaar af te sluiten voert u de volgende stappen uit:

1) Boekjaar en periodes. Check bij Financieel->Instellingen->Periodes->Boekjaren of boekjaar 2014 + periodes, inclusief Openingsperiode, zijn aangemaakt. Zo niet maak dan eerst het nieuwe boekjaar aan en sla deze op. Maak vervolgens maandelijkse- of kwartaalperiodes aan.

2) Openingsbalans dagboek. Check bij Financieel->Instellingen->Dagboeken->Dagboeken of er een dagboek Openingsbalans is. Eventueel maakt u voor elk boekjaar een eigen Openingsbalans Dagboek aan. Een Openingsbalans Dagboek heeft als instellingen: Type “Situatie bij opening/afsluiting”. De optie “Centrale tegenrekening’ is aangevinkt. En er staat voor credit/debet een balansrekening gedefinieerd.

3) Boekingen genereren. Ga naar Financieel->Periodieke verwerking->Einde periode. Kies ‘Genereer openingbalans’. U komt in een scherm waar u het af te sluiten jaar, het nieuwe jaar, het openingsbalans dagboek (stap 2) en de Openingsperiode (stap 1) moet opgeven. Kies 'Aanmaken'. Alle balans-boekingen van het af te sluiten jaar komen nu in het gekozen openingsbalans-dagboek te staan.

4) Boekingen controleren en indien nodig ongedaan maken. Kloppen de geproduceerde boekingen niet of wil de accountant nog wijzigingen zien? Bovenstaande stap is ook weer ongedaan te maken indien gewenst. Door bij Financieel->Periodieke verwerkingen->'Annuleren einde boekjaar boekingen' te kiezen wordt de actie ongedaan gemaakt. Eventuele te maken correcties kunt u nu elders in de database doorvoeren.

5)Jaarafsluiting definitief maken. Weet u zeker dat alles in orde is, dan kunt u via Financieel->Periodieke verwerkingen->Einde periode->Sluit Boekjaar, het boekjaar sluiten. Deze handeling is niet zomaar meer terug te draaien!

B) Reeksen aanpassen Als het jaartal in de factuur-nummering voorkomt, wat in OpenERP de standaard is, is het handig voor inkoop/verkoop facturen elk jaar aparte reeksen te maken. Anders zullen pas in 2014 ingevoerde facturen, die betrekking hebben op 2013, toch 2014 in de nummering krijgen, wat nogal slordig staat. Deze aanpassing kunt  u in december al doen, mits bovenstaande stap 1) Boekjaar en Periodes reeds is uitgevoerd.

Klik naar Instellingen->Technisch->Reeksen & Identifiers->Reeksen. Daar staan de configuraties die bepalen welke nummering facturen, orders, kostenplaatsen e.d. volgen en of er doorgeteld wordt in het nieuwe jaar of opnieuw bij 1 gestart.

Voor Inkoopfacturen open je reeks 'Inkoopboek' en dupliceert deze. De kopie geef je de naam "Inkoopboek 2014". Automatisch is daar het veld 'Volgende Nummer' reeds op 1 gezet. Vervang bij Code %(year)s met 2014. Sla op.

Ga terug naar 'Inkoopboek'. Kies "bewerken". Vervang bij Code %(year)s met het correcte jaar (in dit voorbeeld 2013) en kies vervolgens tabblad 'Boekjaren'. Voeg item toe en kies Boekjaar '2014' en Reeks 'Inkoopboek 2014'. Sla op. OpenERP zal nu voor in 2014 gegenereerde inkoopfacturen de instellingen van Inkoopboek 2014 gebruiken en voor in 2013 gedateerde facturen niet. Analoge acties voer je uit voor verkoopfacturen en de reeks 'Verkoopboek' en eventueel nog voor andere reeksen.