Eat your own dogfood

Odoo faciliteert onze core business. Onze processen verschillen ongetwijfeld in diverse details met andere service gerichte bedrijven, maar de basis is hetzelfde.

Om te beginnen staan al onze klanten en leveranciers in de database, alsmede sommige andere Odoo partners voor wie we werkzaamheden verricht(t)en. Ook potentiële klanten voor wie we een offerte uitbrengen worden geregistreerd. Laten we eens een paar van onze werkprocessen volgen, waarbij we omwille van de leesbaarheid allerlei details en aanvullingen buiten beschouwing laten.

Workflow in Odoo

Een nieuwe klant opteert voor Odoo community versie 9. Onmiddellijk maakt Therp voor het (scrum)team een project aan. Deelnemende Therp medewerkers, de manager en inhoudelijk deskundigen van de klant worden toegevoegd. Afgesproken deadlines worden ingevoerd en taken gedefinieerd en verdeeld. Taken kennen prioriteiten, volgorde en fases. Taken zijn bijvoorbeeld het op detail niveau achterhalen van de wensen en eisen, user-stories maken, migreren van een module, (gehoste) server inrichten, doorvoeren van configuraties, een rapportage maken of een training samenstellen.

Soms worden taken op locatie bij de klant uitgevoerd en soms remote, maar in Odoo vindt altijd de administratie rond het project plaats. Daarnaast is alle benodigde inhoudelijke informatie rond het (scrum)project in de Odoo database te vinden. Afhankelijk van de instellingen ontvangen de betrokkenen de vorderingen, discussies, vragen en statuswijzigingen van een taak ook per mail. We koppelen de relevante documenten aan de taak of het project. Doorgaans noteren we de benodigde tijd om een taak uit te voeren.

Know through Odoo

Op deze wijze maken wij en de klant gebruik van een hoog organisatie niveau van taken. De manager kan ingrijpen indien nodig, bijvoorbeeld als iemand teveel taken heeft, wegens ziekte een achterstand opliep, of de geplande en de werkelijke project-tijd teveel uit elkaar gaan lopen. Zo houden we goed inzicht op de werkstromen. Door uitgebreide filter-opties genereren we allerlei gewenste rapportages.

De werkstroom bij Therp rond het technisch en functioneel support dat wij aan klanten leveren is vergelijkbaar. Het supportcontract, haar termijn, service-levels en eventuele andere afspraken staan in onze database. Een klant die een vraag of probleem heeft kan bij ons een issue inschieten die aan één van onze medewerkers wordt toegewezen. Met de issue-tracker wordt zodoende ook een kennis-base opgebouwd. De communicatie, fasering en prioritering rond issues is analoog aan de hierboven beschreven projecttaken.

More flow in Odoo

Als dat zo geconfigureerd is, kan de tijd in een gegeven periode besteed aan een taak of issue of project, als basis én verantwoording dienen voor de klantfactuur. Deze wordt als .pdf vanuit Odoo per mail naar de financiële administratie van de klant gestuurd.

Van leveranciers-facturen, goedgekeurde medewerkers declaraties en lonen maken we in Odoo een betaal-opdracht, die naar de bank ge-upload wordt.

Op gezette tijden worden mutaties op onze Triodos bank-rekening gedownload en als bankafschrift(en) geïmporteerd in Odoo. Direct opent in Odoo een scherm waarin het mogelijk is de bij- en afschrijvingen te koppelen aan bestaande facturen of boekingen en zodoende de transacties ‘af te letteren’.

Grow with Odoo

En zo dient de output van één werkproces als input voor een ander en grijpen ze op elkaar in. Met de groei van onze organisatie nam het belang toe om meer processen te automatiseren en waar nodig op elkaar af te stemmen. Al naar gelang de behoefte wijzigen we wat in de configuraties of vullen we aan. Zo faciliteert Odoo ál onze interne werkprocessen en zo houden we grip en inzicht.