Gevestigde orde neemt open source bedrijfsapplicatie serieus

(AutomatiseringGids 07062012, Rolf Zaal) In Frankrijk en Wallonië maakt het open source ERP-pakket 'OpenERP' snel furore. Vooral bij kleine en middelgrote bedrijven. Sinds kort is er ook een Nederlandstalige versie van de als 'volledig', 'flexibel' en 'eenvoudig te implementeren' gekarakteriseerde bedrijfssoftware beschikbaar. Zal het ook hier een hit worden?

Hoeveel middelgrote bedrijven of instellingen in Nederland op dit moment gebruik maken van het gratis ERP-pakket OpenERP, ooit gestart als 'Tiny ERP', is niet met zekerheid vast te stellen. Vorig jaar is de software zo'n 750 maal vanuit Nederland gedownload zegt het Brusselse bedrijf achter het pakket, OpenERP SA. Maar downloaders zijn nog geen gebruikers. Afgaand op de referenties van de geregistreerde partners in Nederland als Smile, Monkeytail en Therp, moeten het er tussen de 50 en de 100 zijn.

Maar het kunnen er ook aanzienlijk meer zijn, want het pakket is voor een beetje IT-er zonder tussenkomst van een gespecialiseerde implementatiepartner te implementeren: "Vanuit mij auditing-achtergrond kan ik zeggen dat OpenERP een volstrekt gelijkwaardig alternatief is voor commerciële pakketten als SAP of Exact. Tegelijkertijd steekt het technisch stukken simpeler in elkaar. SAP of Exact zou ik - als niet in techniek geschoolde professional - niet kunnen installeren, maar met OpenERP lukte het me wel", vertelt Samer Nefawa. Als ERP-consultant bij het in open source gespecialiseerde IT-bedrijf Monkeytails wordt Nefawa met zekere regelmaat benaderd met vragen waaruit blijkt dat vragenstellers al een tijdje met OpenERP bezig zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om hulp bij migratie naar een nieuwere versie van het pakket. Of om informatie over de mogelijkheden om OpenERP te koppelen met andere bedrijfsapplicaties, zoals een webwinkelomgeving." Nefawa vertelt veel interesse in de markt te ervaren. "We hoeven niet actief te acquireren. In de 6 maanden die ik nu voor Monkeytails werk, rondde ik al 5 projecten af, met een 7 en 8e project in de implementatiefase".

Dat OpenERP - ook volgens andere partners - gretig aftrek vindt, laat zich niet simpelweg verklaren door te wijzen op de gratis AGPL-licentie. Er zijn immers legio andere freeware ERP-oplossingen. Volgens gebruikers en deelnemers uit de community onderscheidt OpenERP zich vooral door een heldere structuur van de functies en dataflow. Hoofd-IT Leo Hart van Vluchtelingenwerk Nederland was aangenaam verrast toen hij zag hoe ook niet-IT-ers bij een eerste kennismaking met OpenERP vrijwel onmiddellijk de opbouw van het pakket en de samenhang tussen modules en bedrijfsprocessen doorzagen; "Die inzichtelijkheid is wat mij betreft een van de belangrijkste 'selling'-points van OpenERP; het vergemakkelijkt de beoordeling van de match tussen de mogelijkheden van de software en de processen en werkprocedures van de organisatie. Bovendien helpt de duidelijkheid bij het laag houden van de kosten voor implementatie, gebruikerstraining en ondersteuning".

Die eenvoud en helderheid waren voor de Frans/Nederlandse opensource-dienstverlener Smile drie jaar geleden dan ook de belangrijkste reden om - na een grondige marktinventarisatie - afscheid te nemen van het tot dusverre gevoerde (eveneens open source) ERP-pakket Compiere en zich te bekeren tot het jongere OpenERP. Sinds die beslissing won het bedrijf zeker 40 klanten voor OpenERP. Het verslag van de marktinventarisatie die tot de keuze voor OpenERP leidde, is door Smile als witboek gepubliceerd.

Python zorgt voor structuur en flexibiliteit

Dat OpenERP inzichtelijk in elkaar steekt zal deels een gevolg zijn van 'leren van de fouten' van anderen, maar volgens directeur Anne Sedee van de Amsterdamse OpenERP-partner Therp speelt ook een rol dat het pakket is ontwikkeld in de programmeertaal Python. Deze nog jonge taal is er op ontworpen dat ze een eenvoudige en heldere ordening van functies aanmoedigt. Dat heeft onder meer te maken met het feit dat de code (zonder een 3GL of modelleringstaal te zijn) aanpassing heel eenvoudig faciliteert. Voortschrijdend inzicht van de ontwerpers en engineers kan daardoor in de code worden verwerkt zonder complexiteit-verhogende ad hoc oplossingen of concessies aan de elegantie van de interfaces.

Dat de community er veel aan gelegen is OpenERP simpel en flexibel te houden, betekent niet dat ze zuinig zijn met functionaliteit. "Alles wat je redelijkerwijze standaard zou verwachten in een ERP-pakket lijkt er in te zitten" zegt de in pakketselectie gespecialiseerde consultant Hans-Jörgen de Dekker van Quint, daaraan toevoegend dat een gedetailleerde 'fit/gap'-analyse uiteraard wel raadzaam blijft. Maar dat veel MKB-bedrijven naar OpenERP kijken, vindt Dekker zonder meer begrijpelijk: "Als zo'n open source pakket aan je functionele eisen voldoet, is het wegvallen van licentiekosten natuurlijk het eerste verdiend. Al moet je daarop niet blindstaren. Uiteindelijk moet je je business case baseren op een tijdshorizon van een jaar of 5. Daarin zijn meestal niet de licentiekosten maar implementatie of support de doorslaggevende post."

Maar volgens Sedee van Therp kan ook implementatie en support bij OpenERP heel concurrerend uitpakken: "Daarbij speelt de flexibiliteit en de slimme modulaire opbouw van het pakket een belangrijke rol. Het aantal 'off the schelf' koppelingen met andere pakketten die klanten mogelijk in gebruik hebben groeit gestaag en als er toch maatwerk nodig is, dan is dat in Python doorgaans met betrekkelijk weinig manuren alsnog te maken." Ook als het om ingrijpender aanpassingen gaat, zoals het 'agile' ontwikkelen van additionele functionaliteit, biedt OpenERP volgens Sedee een aantrekkelijk vertrekpunt: "Het is open source, dat betekent dat de werking er van voor programmeurs letterlijk een open boek is. Ze kunnen goed zien waar ze op moeten aanhaken met een nieuw te ontwikkelen module en soms kunnen ze hele stukken code uit bestaande modules zo hergebruiken".

Wie kun je aanspreken?

In een rapport van september vorig jaar noemt Gartner gemak van implementatie en beheer, gevolgd door flexibiliteit en gebruiksgemak, de belangrijkste vereisten die een middelgrote onderneming bij het selecteren van een ERP-oplossing zou moeten hanteren, wil ze de TCO (totale kosten van het 'eigenaarschap') enigszins binnen de perken houden. En, zo voegt analist Christian Hestermann er aan toe, deze eigenschappen worden als regel niet aangetroffen bij gekortwiekte versies van ERP-systemen die ontwikkeld werden met grote organisaties in het achterhoofd." Maar er zit natuurlijk ook een andere kant aan OpenERP, het is open source en dat heeft ook zo z'n specifieke nadelen. Met wie doe je eigenlijk zaken? Wie kun je aanspreken als er sprake blijkt van datalekken? Wie garandeert de juistheid van de gegenereerde verslaglegging? Als er exploits circuleren worden de code libraries waaruit de opensource-gemeenschap put, als regel redelijk snel gepatched. Maar het tempo waarin deze updates in de eindpoducten verschijnen kan soms een heel ander verhaal zijn, waardoor kwetsbaarheden mogelijk langer voorbestaan dan nodig is.

Hans-Jörgen Dekker van Quint herkent deze bezwaren, maar relativeert ze ook: "Grote bedrijven gaan a priori voor veiligheid en kiezen dan meestal min of meer vanzelfsprekend voor de grote namen, zoals SAP en Oracle. Je kunt je afvragen of dat terecht is. Over het tijdig dichten van lekken in de code zou je toch gewoon afspraken moeten kunnen maken met een implementatiedienstverlener, zeker als dat een partij is die ook aantoonbaar actief is in de community". OpenERP SA blijkt deze problematiek zelf proactief te adresseren door het open source pakket in een zogeheten enterpise-versie te bundelen met een support-contract dat de gebruiker onder meer verzekert van onmiddellijke alerts en snelle patches als exploits of andere problemen bekend worden.

Community heeft redelijke omvang

Ook wat betreft continuïteit van de doorontwikkeling van het product, denkt Dekker dat open source niet per definitie minder is dan commerciële software: "Ook hier is het zaak om nuchter te kijken met wie te maken hebt. Heeft de community voldoende omvang? 'Leeft' ze, in de zin dat er nog regelmatig nieuwe versies en aanvullende modules worden uitgebracht?" Wat Dekker betreft verdient OpenERP op deze punten een voorzichtig positieve beoordeling: "De al vrij grote kring van gebruikers in Franstalige gebieden biedt waarschijnlijk voldoende garanties van doorontwikkeling op de middellange termijn." Ook het nog betrekkelijk geringe aantal dienstverleners in Nederland hoeft volgens hem geen probleem te zijn, mits daar de dienstverlener maar tussenzit die jou kan bieden wat je nodig hebt.

Behalve technische kennis van de koppelingen met andere relevante bedrijfssoftware moet daarbij ook worden gedacht aan kennis van de bedrijfsprocessen en de branche. Wat dat laatste betreft noemt Dekker het opmerkelijk dat tot dusverre nog geen van de middelgrote systemintegrators OpenERP heeft opgepakt. Maar op dit laatste punt lijkt Dekker het niet helemaal bij het recht eind te hebben. Navraag wijst uit dat minstens twee gevestigde IT-dienstverleners OpenERP wel degelijk op hun netvlies hebben Inter Access en Ordina. "Wij zijn al meer dan een jaar bekend met dit ERP-pakket. Inmiddels hebben wij OpenERP bij twee potentiële klanten aangeboden en beschouwen wij het als een serieus alternatief voor de midmarket. (..) Onze klanten vragen steeds meer naar opensource oplossingen. We zien OpenERP dan ook als een toegevoegde waarde aan onze productportefeuille naast de Oracle E-Business Suite.

De verschillen tussen de twee pakketten en daarmee de benadering van het probleem van de klant en diens klant is anders. Voor bedrijven waar governance, internal control en consolidatie van doorslaggevend belang is, lijkt de Oracle E-Business Suite een logische keuze. Open ERP kan vooral zijn waarde bewijzen aan organisaties met kleinere afdelingen waar vooral flexibiliteit, gebruikersgemak en afwijkende bedrijfsprocessen aan de orde zijn." legt Inter Access' business unit-manager, Edwin van den Thillart uit. Concollega Ordina laat weten OpenERP te zien als 'een innovatieve nieuwkomer' op de ERP-markt en blijkt al bezig te zijn met de integratie van OpenERP als 'focus-product' binnen het in-house expertisecentrum voor Open Technologie. Ordina verwacht dat de vraag naar OpenERP zal toenemen, onder meer vanwege het 'groeiende aantal domeinspecifieke modules' en 'de toenemende volwassenheid van de community' rond OpenERP.

kader: Opensource-perikelen Het is een oude economische wijsheid dat je als regel maar zelden voor een dubbeltje op de eerste rang kunt zitten. Open source is dan ook niet hetzelfde als gratis, het slechts een ander verdienmodel, waarbij niet wordt betaald voor het gebruik van de software maar voor de diensten die je daar omheen afneemt, zoals datamigraties, functionele aanpassingen, systeemintegratie en gebruikersondersteuning...

Voorstanders vinden betalen voor diensten in plaats van voor gebruiksrecht een eerlijker model, omdat gebruikers die weinig vragen ook weinig betalen. Bovendien worden de diensten afgenomen in een vrije markt, waarin vrije mededinging de klant beschermt tegen een verdor lock in of een mogelijk opportunistisch tariefbeleid van een bedrijf dat nu eenmaal het intellectueel eigendom heeft.

Maar naast deze voordelen zijn er zoals altijd ook nadelen verbonden aan open source. Open source communities worden niet centraal geleid. Consensusvorming over prioriteiten en richtingen in de doorontwikkeling van open source applicaties kan daardoor soms grillig verlopen. Nieuwe versies komen soms snel achtereen en dan weer traag. Er zijn zelfs gevallen bekend van communities waar scheuring optraden als gevolg van verschillen van inzicht (in 2008 deed zich bij OpenERP ook zo'n 'fork' voor, waarbij een deel van de community verder ging met een pakket dat nu als Tryton bekend staat). Soms bloedt een open source community gewoon dood.

Natuurlijk; ook bij commerciële softwareleveranciers kan op termijn van alles misgaan, van faillissement tot overname door een partij die het product uitmelkt zonder in doorontwikkeling te investeren. In zo'n worst case scenario heeft de gebruiker van open source in ieder geval toegang heeft tot de broncode, op basis waarvan hij (of een ingehuurde dienstverlener) zelf nog een en andere aan de code kan sleutelen. Bij commerciële oplossingen is dat als regel niet het geval. Toch is het verstandig om bij open source nadrukkelijk een beeld te vormen van de community achter het product:

- Onderzoek de recente geschiedenis van een opensource product om een indruk te krijgen van de samenhang en dynamiek van de betreffende community.

- Is er sprake van een overleg-cooördinatie of is er een centrale 'editor' ?

- Kijk naar reacties in internetfora; wordt op vragen snel en adequaat gereageerd?

- Kijk bij het beoordelen van de connectiviteit verder dan alleen de koppelingen met de software die je zelf nodig hebt. Wordt er alleen gekoppeld met andere open source producten of erkent de betreffende gemeenschap dat de IT-wereld niet alleen om open source draait?

Factbox OpenERP is gestructureerd volgens de client/server-architectuur. Dat houdt onder meer in dat businesslogica volledig is geconcentreerd in de (Postgress) database-applicatie. De (thin) client is er in een desktop- en een webbased versie. De serverapplicatie en de clients zijn beide ontwikkeld in de programmeertaal Python en communiceren onderling via een XML-RPC-interface. De applicatie is modulair gestructureerd. Op dit moment (versie 6.1) zijn modules beschikbaar voor:

* CRM

* Accounting

* Invoicing

* Warehouse Management

* Manufacturing

* Purchase

* Human Resources

* Payroll

* Project Management

* Marketing

* Application Builder

* Point of Sale (touch screen)

Met deze serie modules kan OpenERP zich meten met de menig kostbaar commercieel ERP-product. Wel is zo dat de commerciële tegenstrevers binnen de diverse functie-gebieden vaak wat meer variaties en keuzeopties bieden (wat uit oogpunt van beheer overigens niet altijd een voordeel hoeft te zijn).