Grootboek schema in OpenERP

In dit stukje ga ik op verzoek van een klant in op het handmatig aanmaken van grootboekrekeningen in versie 5 van OpenERP en de betekenis van de aanwezige velden.

Via het menu Financiële administratie- Instellingen- Financiële administratie- Grootboek- Grootboekschema- Lijst Grootboek rekeningen knop new kun je een grootboekrekening aanmaken. Je moet de functie van een aantal velden kennen. Hierinder leg ik ze uit. De blauwe velden zijn verplicht.

Image
grootboek rekening

Van de verplicht in te vullen velden kun je Naam en Code zelf kiezen, doorgaans worden wel de bestaande conventies gevolgd. Als OpenERP voor één bedrijf is ingericht wordt automatisch Bedrijf ingevuld. Het veld Bovenliggende geeft aan welke het bovenliggende grootboeknummer is, bijvoorbeeld 1300 valt hiërarchisch onder 13 'Vorderingen'. Via dit veld kun je een boomstructuur van je grootboekschema maken.

Rekening soort

Via het loep-icoon achter het veld kun je zien wat de opties zijn. De opties zelf zijn gedefinieerd bij Financiële administratie-Instellingen-Financiële administratie-Grootboek-Categorieën Grootboek rekeningen. Belangrijkste functie van Rekening soort is dat je aangeeft wat er met het rekening-saldo moet gebeuren als het boekjaar afgesloten wordt (“Deferral Method”).

  • Detail = saldo voorgaande jaren meenemen
  • Saldo = saldo af te sluiten jaar meenemen
  • Unreconciled = alleen niet afgeletterde boekingen meenemen
  • Geen= niets meenemen; zet op 0

Wat er moet gebeuren bij de jaarafsluiting hangt mede af of de rekening een balans of winst/verlies rekening is. Hieronder zie je voorbeeld Rekening Soorten en Jaarafsluiting.

  • Opbrengsten (Winst/Verlies) -- Geen saldo
  • Kosten (Winst/Verlies) -- Geen saldo
  • Vreemd vermogen (Balans) -- Saldo
  • Eigen vermogen (Balans) -- Saldo
  • Debiteuren/Crediteuren (Balans) -- Unreconciled
  • Aanzicht (Opmaak/View) -- Geen Saldo

Meer velden

Terug naar bovenstaand plaatje. De knop Geschiedenis Weergeven zet je aan als je een gedetaïlleerd overzicht van de boekingen op het betreffende rekening nummer wilt kunnen opvragen. De knop Afletteren zet je in ieder geval voor de crediteuren en debiteuren rekeningen aan. Valuta is elders gedefinieerd, maar je kunt per rekening afwijken. Actief: Als je een rekening deactiveert dan is deze niet meer zichtbaar in het overzicht, dit kan alleen als de rekening niet gebruikt wordt. Als nodig kan de rekening later weer geactiveerd worden.

Standaard belasting. Als btw elders in het systeem goed gedefinieerd is kun je, als dat van toepassing is, standaard een btw percentage bij een rekening opgeven. Bij het maken van een boeking op dit grootboeknummer wordt dit percentage dan automatisch meegenomen (maar kan ook nog overschreven worden).

Interne Soort

Bij installatie van de OpenERP boekhouding zijn diverse opties al voor gedefinieerd.

  • Aanzicht rekening -- Betreft tel-rekeningen; je ziet saldo onderliggende rekeningen
  • Te ontvangen rekening -- Is gekoppeld aan debiteuren grootboeknummer(s)
  • Te betalen rekening -- Is gekoppeld aan crediteuren grootboeknummer(s)
  • Afgesloten rekening -- betekent dat er niet meer op geboekt mag/kan worden
  • Consolidatie -- Om vrij samen te stellen tel-rekeningen te maken. Via Geconsolideerde Dochters rekeningen toevoegen.
  • Andere -- alle overige rekeningen

De wat onhandige implementatie van rekening soort en interne soort en de ogenschijnlijke overlap heb je goed gezien. In versie 6 is rekening soort omgebouwd naar jaarafsluitings-methode en interne soort betreft de verschillende mogelijke rekening typen. Fijn zo'n verbetering.

Aan de slag

Om te kunnen boekhouden in Open ERP moet je naast een grootboekschema, ook het Fiscale Jaar en Perodes kiezen en minimaal een paar Dagboeken (allemaal onder menu Financiële administratie- Instellingen) en een paar Relaties hebben gedefinieerd. Succes!