Handleiding import bankafschriften en Clieop

Therp migreerde de bankmodules naar OpenERP 6.x en bracht een aantal verbeteringen aan. De bankenmodules verzorgen de import en verwerking van uw bankafschriften in OpenERP alsmede het versturen van betaalopdrachten naar uw bank (Clieop). In deze blog staat beschreven welke instellingen u eenmalig moet uitvoeren en welke stappen per opdracht.

Benodigde modules

  • account_banking: Basis raamwerk voor de bank- modules
  • base_iban: Algemene ondersteuning voor IBAN rekeningnummers.
  • account_banking_nl_ multibank: Deze module werkt voor het importeren van bankafschriften van verschillende banken, maar welke precies hebben wij nog niet volledig kunnen testen.
  • account_banking_nl_triodos en account_banking_nl_abn-amro: Specifieke bank-filters. Hoewel er algemene bestandsformaten gedefinieerd zijn voor financiële banktransacties, is de uiteindelijke implementatie per bank nogal verschillend in de diverse details.
  • account_banking_nl_clieop: Module om betaalopdrachten aan te maken

Importeren bankafschriften Een bestand met bankmutaties kan je importeren als de benodigde instellingen in OpenERP correct staan en de corresponderende af te letteren in- en verkoop-facturen bevestigd zijn. Het systeem zal zelf tijdens het importeren een betaling aan een openstaande factuur koppelen. Het matchingsprincipe werkt mede op basis van het bankrekeningnummer. Is de match gelukt dan wordt de factuur afgeletterd. Is de match niet gelukt dan moet u alsnog zelf handmatig afletteren.

  1. Controleer de landinstellingen van uw bedrijf in de OpenERP database. Het land behorend bij het standaardadres moet ingesteld staan.
  2. Installeer Openerp modules: base_iban, account_banking_nl, en de module voor uw bank: banking_nl_multibanking, account_banking_nl_abnamro of account_banking_nl_triodos.
  3. Voer, zover bekend, de banknummers en bank in van elke relatie. Ofwel direct het IBAN-nummer, dit is de internationale bankstandaard voor rekeningnummers, bijvoorbeeld NL10 SNSB0918 5703 17, ofwel het BBAN-nummer, dit is de gestandaardiseerde versie van het nationale banknummer, in dit voorbeeld 0918570317. Het BBAN nummer met het juiste aantal voorloopnullen en zonder spaties of punten invoeren. Het bijbehorende IBAN-nummer wordt dan automatisch opgezocht. 
  4. bankrekeningnummerConfigureer "Financieel-> Instellingen -> Bankzaken ->Standaardinstellingen voor Bankrekening". Dit betreft de bankrekening waarvandaan u mutaties gaat importeren. Geef het Bank-Dagboek op en de Crediteuren en Debiteuren grootboekrekeningen. Vul ook de gegevens voor Bankkosten in. Bij het importeren van bankmutaties zal dan voor de bankkosten (administratie, pasbijdrage) automatisch een factuur worden aangemaakt.standaardinstelling
  5. Om het feitelijke importeren te starten ga naar "Financieel -> Periodieke verwerking -> Bankzaken" en kies voor "Importeer bankafschrift bestand" . Kies het bestand zoals u dat van de bank hebt gedownload of ontvangen.
  6. Tijdens het importeren van de mutaties worden de bijbehorende openstaande facturen opgespoord. De gevonden facturen worden afgeletterd, ook al is het bankafschrift nog niet bevestigd.
  7. Ga naar "Financieel->Bank en Cash -> bankafschriften" en bevestig de bankafschriften handmatig. De boekingen behorende bij de mutaties worden gepost en de aflettering is compleet.

Betaalopdrachten aan de bank Om de bank in één keer op te dragen een hele groep bevestigde inkoop-facturen te betalen moet u eenmalig een aantal instellingen doen. Dan kunt u de workflow betaalopdracht starten en het aldus gecreëerde bestand naar de bank uploaden.

1- Installeer account_banking_nl_clieop

2- Maak via Instellingen-> Miscellaneous -> Betaalmodus een clieop betaling mogelijk voor uw bank en kies als payment-type ClieOp3 Payment Batch. Vul uw bankaccount en bankdagboek in.

betaalmodus

3- Ga naar Financieel -> Betaling -> Betaalopdrachten en maak nieuwe betaalopdracht van het type Clieop aan. Sla het bovenscherm op.

4- Kies te betalen factuur" op basis van verval-datum en nog eens in het vervolgscherm op "Factuur toevoegen".

5- Selecteer de facturen en kies nogmaals "toevoegen". Kies "opslaan" en vervolgens "bevestigen".

vervaldatum

6- Kies "Maak betalingen" 7- Maak vinkje "Testverwerking" ongedaan 8- Kies "Maak bankbestand" en vervolgens "Opslaan als". De file wordt in de default folder opgeslagen. 9- Upload het bestand buiten OpenERP om naar de bank.

Tips, vragen en problemen

Ik krijg een foutmelding als ik een banknummer bij een nieuwe klant of leverancier probeer op te slaan.

Bij het aanmaken van een bankrekening bij een zojuist aangemaakte relatie treedt een foutmelding op als deze relatie niet eerst is opgeslagen.

Het automatisch omzetten van een BBAN- naar IBAN-nummer werkt niet.

Helaas, sommige banknummers worden niet herkend door de online dienst. Voor de IBAN nummers die niet automatisch zijn gevonden, of duidelijk fout zijn, kunt u de BBAN ook hier laten converteren (bank moet bij u bekend zijn) of op deze Iban-service.

Een match heeft niet plaatsgevonden; al bestaat de openstaande factuur wel

Het matchingspercentage is niet 100%. Soms moet u handmatig afletteren. Ga naar "Financieel->Periodieke verwerking->Afletteren->Handmatig afletteren" en zorg dat in de lijstweergave alleen de knop “Niet-afgeletterd” aanstaat. De niet-afgeletterde bankmutaties en facturen zijn hier zichtbaar (als de geïmporteerde bankafschriften bevestigd zijn). Selecteeer de bijelkaar horende factuur én bankmutatie en kies voor Afletteren.

Hoe is de procedure in het geval van een pinbetaling?

  • Import bankafschrift; er kan niet afgeletterd worden immers, doorgaans is het met een pinbetaling zo dat de factuur achteraf wordt gemaakt.
  • Bevestig bankafschrift
  • Maak factuur aan
  • Letter handmatig af

Deze procedure wil Therp in de toekomst vereenvoudigen door de benodigde factuur automatisch te laten genereren als er een pinbetaling is geconstateerd (afletteren misschien niet, staat ter discussie).

Hoe werkt het met een pin-opname?

Een geldopname is een 'interne' transactie, van bank naar kas. Het is niet de gewoonte zo'n transactie ook af te letteren. U kunt nu één van onderstaande methodes gebruiken:

  • Bankafschrift wordt geïmporteerd en niet bevestigd maar verwijderd
  • Handmatige boekingen van bank naar kruisposten en van kruisposten naar kas

De andere methode is het crediteuren grootboeknummer als tussenrekening gebruiken:

  • Bankafschrift wordt geïmporteerd en bevestigd
  • Handmatig aanmaken boeking (crediteuren credit en kas debet).

De bank herkent het Clieop-bestand niet

Wellicht heeft u de testoptie aan laten staan, in dat geval wordt het bestand bij de bank geweigerd. Ook accepteren een aantal banken (bv. ING, Triodos) geen clieopbestand met een eigen referentie. Maak het referentieveld in de clieop-wizard leeg en genereer het bestand opnieuw. Hier is een handige controletool voor clieopbestanden.

Hoe geef ik een specifieke betaaldag voor een betaling?

Als u op de inkoopfactuur een vervaldatum kiest dan zal dat de betaaldatum zijn, kiest u geen vervaldatum dan zal de opdracht direct uitgevoerd worden. U kunt de datum in de clieopwizard nog aanpassen.

Creative Commons Licentie