Hoe VluchtelingenWerk met open source tonnen aan IT-kosten vermijdt

'Ik wil m'n buurvrouw kunnen uitleggen wat ik met haar tientje doe'

(AutomatiseringGids 27042012, Rolf Zaal) VluchtelingenWerk Nederland 'leeft' voor een groot deel van vrijwillige bijdragen. Voor Hoofd ICT Leo Hart betekent dat dat hij als geen ander op de kosten let: "Als mijn buurvrouw een tientje overmaakt, dan kan ik haar niet uitleggen dat ik dat heb besteed aan een licentie bij Microsoft of Oracle, terwijl er gratis alternatieven zijn".

Dat open source geen kosten met zich meebrengt is natuurlijk niet helemaal waar. Weliswaar is men geen licentie-kosten verschuldigd, maar in de praktijk zijn er wel kosten voor implementatie, training en vaak ook voor het programmeren van bijvoorbeeld koppelingen met andere systemen. Maar dergelijke kosten zijn er ook bij gebruik van commerciële software en dus is open source volgens Hart per saldo aanmerkelijk goedkoper dan commerciële software. Zijn ervaringen bevestigen de juistheid van dat sommetje:

  • Aanschaf en beheer van een thinclient-netwerk op basis van Linux pakte voor de toen (2004) gewenste 60 werkplekken op 25 locaties gerekend over de eerste 3 jaar al 30 tot 40 duizend euro goedkoper uit dat een vergelijkbare opstelling op basis van Microsoft/Citrix. Anno 2012 wordt het beheer van 860 aangesloten werkplekken op 130 locaties op het Landelijk Bureau in Amsterdam verzorgd door 8 IT'ers die ook nog diverse bedrijfsapplicaties bestieren. (Dit zijn 4 systeembeheerders, 2 applicatiebeheerders en 2 servicedeskmedewerkers)
  • Voor dat thinclient-netwerk was wel een netwerk op basis van kostbare, maar uiterst veilige en stabiele SDSL-technologie van KPN nodig. Om de kosten daarvan enigszins terug te verdienen stapte VWN over op VoIP Connect. Maar dan wel op de Asterisk (Open Source software) gebaseerde telefooncentrale Astium. Met een investering van ongeveer 125.000 euro in 900 internettelefoontoestellen, plus enkele routers en switches, bellen de 130 aangesloten locaties onderling gratis, en naar buiten via één voordelig gezamenlijk abonnement. Per saldo betekent dat voor VWN een besparing op telefonie met tenminste 50 procent, wat neer komt op 4 á 5 ton per jaar.
  • OpenOffice (tekstverwerking, presentaties en rekenvel), Mozilla Firefox (internetbrowser) en Zimbra (email) zijn in de woorden van Hart 'net zo slecht of goed' als Microsoft software, maar wel Open Source, met elkaar te verbinden en licentievrij.
  • Een aantal van die bedrijfsapplicaties van VWN wordt ondersteund met het pakket OpenERP. Dat is niet alleen gratis, maar volgens Hart ook een uitermate inzichtelijk opgezet, waardoor de implementatie in enkele maanden en met minimale inzet van externe ondersteuning, geregeld was.
  • De ontwikkeling van een behoorlijk complexe OpenERP-module voor het ondersteunen van het professionele lobbywerk van VWN (zie kader) werd in een half jaar geklaard en koste niet veel meer dat een halve ton. Aan support voor de nieuwe module zal VWN als vast bedrag hooguit zo'n 150 euro per maand kwijt zijn. Dat OpenERP-specialist Therp de klus snel en voordelig kon klaren, is volgens directeur Anne Sedee behalve van een kwestie van professioneel werken, vooral een gevolg van de omstandigheid dat OpenERP volledig modulair is opgebouwd en goed is gedocumenteerd. En dat is niet toevallig; netjes programmeren is van levensbelang voor opensource-communities. Zonder dergelijke professionele discipline immers, zou het werk van verschillende niet hiërarchisch gecoördineerde teams in een warboel verzanden.

De meest gehoorde bezwaren tegen open source worden door Hart niet onderschreven. We lopen ze stuk voor stuk langs:

    • Wat beveiliging betreft doet open source volgens Hart, in ieder geval met de producten waar hij ervaring heeft, niet onder voor de gangbare commerciële alternatieven: "Het is een veel gehoord punt van kritiek op open source dat dat een zwak punt zou zijn. Maar dat is gewoon niet onze ervaring. Beveiliging en het naleven van de wet op de privacy is bij ons uitermate belangrijk. Vluchtelingen vertellen ons hun verhaal in vertrouwen en dat is meestal niet zonder reden. We hebben dus een bijzondere plicht wat beveiliging betreft. Als open source op dat punt ook maar iets te wensen over zou laten, dan zouden we het niet gebruiken. Mijn ervaring is echter eerder het tegendeel. Open source biedt wat beveiliging betreft alles wat je je maar kan wensen, van firewall tot een zorgvuldig gedifferentieerde toegang tot systemen en gegevens."
    • Wat betreft connectiviteit durft Hart de stelling wel aan dat dat bij open source eerder beter dan slechter is dan bij 'gesloten software'. "Open source verbindt meer dan Oracle of Microsoft. Veel koppelingen zijn gewoon al beschikbaar in de community. En als iets er eens niet is, dan kun je altijd nog proberen de fabrikant van de gesloten software op z'n verantwoordelijkheid aan te spreken. Dat lukte ons meer dan eens. Zo wisten we Exact er bijvoorbeeld toe te bewegen een gecertificeerde uitvoer in het bestandsformat van Calc (de Excel-tegenhanger van OpenOffice) mogelijk te maken in hun onlineversie." Een ander voorbeeld is de interface tussen de Astium telefooncentrale en KPN's VoIP Connect dienst . Die ontbrak aanvankelijk, maar na enig masseren door VWN raakten KPN en Astium-specialist One-IP met elkaar in gesprek en kwam de gewenste driver-software vlot beschikbaar. Voor die leverancier is het maken van een koppeling naar open source meestal vrij eenvoudig, juist omdat het open source betreft, waarbij de technische details van de te creëren interface per definitie volledig inzichtelijk zijn.En als het uiteindelijk ooit niet lukt zo'n leverancier van het gesloten product in beweging te krijgen, dan is er juist bij open source altijd de mogelijkheid om op basis van de toegang tot de broncode, zelf aan de slag te gaan.Hart: "natuurlijk zitten we niet te wachten op programmeerwerk, maar als het nodig is dan doen we het. Kleine dingen doen we zelf en als het wat groter is dan schakelen we een in het betreffende opensourceproduct gespecialiseerde dienstverlener in, zoals bijvoorbeeld Therp voor OpenERP" of Stone-IT. Voorbeelden van koppelingen die VWN voor eigen rekening realiseerde zijn:
    • Ontsluiting en gegevensinzameling vanuit uiteenlopende regionale client(=vluchteling)registratiesystemen, veelal in pakkettennn als Davilex, Access of Afas.
    • Een koppeling tussen de opensource mailserver Zimbra en het voorlopig nog niet uit te faseren commerciële documentbeheerpakket LifeLink.
  • Een ander potentieel knelpunt bij een overstap op open source is de beschikbaarheid van deskundigheid. Microsoft- en opensource-IT'ers zijn volgens Hart 'een ander slag' mensen. Waar IT'ers die in de Microsoft-omgeving zijn opgegroeid vooral goed zijn in de componenten kiezen en 'as is' aansluiten, hebben opensource-IT'ers meer de instelling van 'geef maar hier, ik zie wel dat ik het aan elkaar knoop'. Bij VWN ging de cultuurverandering geleidelijk via natuurlijk verloop, maar in de loop der jaren zwaaide de oude 'Microsoft-garde' af en namen in open source ingevoerde collega's hun plaatsten in, stelt Hart zonder spoor van spijt vast.

(Inzet)

Technologie: Diverse open source platformen

Dienstverlener: Diverse partijen, waar onder Therp, One-IT, KPN en PWC

Kritieke aspecten: Security en kosten

Opmerkelijk: IT staf van slechts 9 man ondersteunt 800 gebruikers op 30 locaties

ROI: Verschilt per project soms minder dan een half jaar

Doel: Kostenbeheersing combineren met connectiviteit en functionele vernieuwing (Inzet)

Lobbyen is maatwerk 'Relaties' zijn voor VluchtelingenWerk Nederland niet alleen cliënten (vluchtelingen) en donateurs, maar ook instituties, zoals ministeries in Nederland, autoriteiten en organisaties van dissidenten in de ontvluchtte landen, zusterorganisaties in binnen- en buitenland, opvangorganisaties zoals COA, politieke partijen, universiteiten, media en Ngo's als UNHCR, Rode Kruis of Amnesty. Volgens applicatiebeheerder Saheed Folami gaat het om zo'n 5000 instellingen, bij elk waarvan VluchtelingenWerk dan weer meerdere contactpersonen kent. Bij grote 'clubs' zoals het COA of de ministeries gaat het soms om vele tientallen contacten, waarvan wordt bijgehouden wat hun rol en expertise is, wat er eventueel is afgesproken (met datum en naam van VWN-medewerker in kwestie) en welke follow-up wordt verwacht. Tot dusverre bestierde VWN dit 'lobbynetwerk' met het CRM-pakket Archie, maar dat is net als de meeste relatiebeheer-producten, ontwikkeld met verkoopondersteuning als primaire gebruikstoepassing in het achterhoofd. En dat past VWN uiteindelijk niet. Folami wijst in dat verband op de mogelijkheden om te koppelen met de bedrijfstoepassing die wordt gebruikt om inhoudelijke vragennn van vluchtelingen, donateurs en andere relaties te kunnen beantwoorden: "Eerder moesten wij relatiegegevens uit Archie door exporteren en importeren overhalen naar ons VraagRegistratieSysteem. Nu werken beide toepassingen op eenzelfde omgeving en is dat dus niet meer nodig". Wat uiteindelijk de doorslag gaf om zelf iets te ontwikkelen was dat de organisatie steeds meer behoefte had aan een webbased oplossing die gedeeld wordt met de regionale afdelingen. Dat delen is maar ten dele bedoeld om ook regio's een goed lobbynetwerk-product in handen te spelen. Veel belangrijker is nog dat het een noodzakelijke voorziening is om naar buiten toe als één organisatie te acteren, dubbel werk en tegenstrijdigheden te vermijden en om van het delen van contacten en kennis letterlijk een automatisme te maken. Behalve dat de nieuwe lobbynetwerk-module voor VluchtelingenWerk waarde gaat toevoegen, komt ze - zoals in opensource kringen min of meer gebruikelijk is - ook weer beschikbaar als extra component voor OpenERP.

(/Inzet)

Opensource-ervaringen bij VluchtelingenWerk:

* OpenERP financieel beheer en managementrapportage

* OpenERP HRM

* OpenERP 'netwerk-kaart' (webbased maatwerkmodule, een arbeidsbemiddelingsportal voor hooggekwalificeerde asielzoekers)

* OpenERP (institutioneel relatiemanagement, maatwerkmodule onder constructie)

* Astium (telefooncentrale)

* Joomla! (website CMS)

* Virtuemart (webwinkel)

* Linux terminal server met CentOS (Red Hat variant), Free NX en KDE op de thin-clientsystemen

* OpenOffice (tekstverwerking en spreadsheets),

* Zimbra (Email & Agenda) en Mozilla Firefox (internetbrowser)

* Alfresco (Document Management)

Lessen uit deze case:

1. Begin bij infrastructuur en kantoortoepassingen. Daar bestaat veel ervaring mee en kun je zonder al te veel risico zelf beginnen.

2. Ook businessprocessen zijn meestal goed met open source oplossingen te ondersteunen. "Maar kies bij kritieke processen wel voor bewezen technologie", waarschuwt Hart.

3. Laat je bij de keuze voor open source leiden door de toegevoegde waarde voor de organisatie. Begin daar waar de terugverdientijd het kortst is.

4. Beoordeel bij de selectie van de juiste open source oplossing niet alleen de software, maar ook de community die er achter zit. Worden er nog regelmatig nieuwe versies en aanvullende modules ontwikkeld? Zijn er meerdere dienstverleners beschikbaar die ondersteuning bieden?

5. Forceer het niet. Als de businesscase voor open source niet te maken is, kies dan gewoon voor een goede 'gesloten' oplossing die wel aan open standaarden voldoet.

6. Betrek gebruikers bij het proces. Hart: "Zonder de medewerking en initiatieven van onze afdelingen Noord Nederland en Midden Gelderland waren wij nooit zo ver gekomen. Zij en hun medewerkers hebben echt ook hun nek uitgestoken."

7. Laat je onafhankelijk benchmarken. Bijvoorbeeld door je accountant. Bij ons heeft PWC een goede rol hierin genomen.