Méér dan kostenplaatsen; de OpenERP analytische rekeningen

Het leuke aan ondernemen is dat je dingen kunt doen waar je zelf in gelooft. Helemaal mooi is als een product ook werkt op de eigen situatie. Voor Therp is dat het geval met Open ERP. Een startup moet immers ook boekhouden, tijdsbesteding voor projecten bijhouden, kosten uitsplitsen en andere administratieve zaken verrichten. Net als andere ondernemingen heb ik specifieke wensen en wil ik eerder gemaakte instellingen kunnen wijzigen.

Bij Open ERP is er voor de boekhouding de 'analytical account'. Dat is vertaald als kostenplaats. Die worden gebruikt om projectkosten, bedrijfskosten, afdelingskosten of personeelskosten uit te splitsen. Zo ook in Open ERP. Maar hier blijkt het toch een meer geavanceerd instrument. Daarom zou 'analytische rekening' een meer correcte vertaling zijn.

Boom
Natuurlijk, ook de analytische rekening kun je zien als een tweede dimensie op het grootboek. Je bouwt ze naar behoefte op in boomstructuren. Een boomstructuur ziet eruit als een stamboom. De ordening gaat steeds van algemeen (ouders) naar specifiek (kinderen). Bijvoorbeeld Project_A is een kind van Klant_1.

Bij elke boeking kun je een ouder/kind rekening opgeven. Nog handiger voor sommige situaties: Het mogen er zelfs meerdere zijn, als de software daartoe is ingericht. Prettig is dat je ook geregistreerde uren kunt koppelen aan een analytische rekening.

In tegenstelling tot een stamboom is Open ERP echter niet star. Wie later alle_Klanten als ouder boven Klant_1 hangt, zal ontdekken dat een boeking op Klant_1 gewoon gekoppeld blijft. Voor mij was deze flexibiliteit handig bij de aanpassing van Therp's analytische rekeningen.

Overigens maakt Open ERP bij meer functies gebruik van boom indelingen. Zoals het rekeningschema of het tag-systeem voor contacten.

Direct inzicht
Bij Project_A zie je in één oogopslag de totale kosten en baten van dit project. Als je doorklikt zie je alle individuele boekingen. Bij Alle_Klanten zie je het saldo van alle onderliggende projecten bij alle klanten. De analytische rekeningen zijn het startpunt voor alle gewenste managementrapportages. Het is ook de plek in Open ERP waar je budgetten kan toekennen.

 

Image
voorbeeld analytische rekeningen

Het concept is misschien even wennen voor veel Nederlandse boekhouders en accountants, maar het garandeert wel een flexibel systeem en direct goed inzicht in de kosten en baten. Juist dat maakt dit open source ERP systeem zo handig en onmisbaar. Nu mijn administratie op orde is, ben ik er eens temeer van overtuigd dat Open ERP zeer geschikt is om andere bedrijven en organisaties te helpen. En om die reden is Therp toch gestart.