Odoo-mail integratie?

Regelmatig vragen klanten naar de mogelijkheden van mailintegratie met Odoo. Deze vraag kent vele achtergronden en heeft dus ook meerdere antwoorden.

Vanuit Odoo is het makkelijk om mails te versturen, bijvoorbeeld offertes of facturen. Er is ook een mooie module van Odoo waarmee u mails kunt ontvangen op een vast email-adres. Een workflow kan de mail dirigeren naar bijvoorbeeld leads, klanten, projecten of taken. Dit is afhankelijk van configureerbare instellingen.

Elke POP3/IMAP (compatibele) server wordt ondersteund. Vanuit Odoo kunt u ook weer reageren op op deze manier vastgelegde e-mails. Maar Odoo is geen mailprogramma, u en uw medewerkers hebben daarnaast een eigen mailcliënt, bijvoorbeeld Thunderbird of Outlook. Het kan dus voorkomen dat een mail in de mailbox van één van uw medewerkers belandt, die u ook graag bij de klant (lead, project, taak e.d.) in de Odoo database ziet. En dat geldt tevens voor de eventuele bijlagen én reactie van uw medewerker op de betreffende mail.

Therp heeft al wat langer geleden een module gemaakt die hiervoor een oplossing biedt. En deze module is onlangs door Therp naar Odoo versie 8 gemigreerd. De app, genaamd Email gateway -> folders, is daarmee nu beschikbaar voor de meest gangbare Odoo versies.

Het werkt als volgt. Een gebruiker kan in het mail programma een folder/map aanmaken met berichten bestemd voor Odoo. Die map kan dan gekoppeld worden aan het gewenste "object" (klant, order, project, issue of een andere gegevenssoort). Van die mail wordt dan ofwel automatisch een nieuwe klant, order, issue e.d. aangemaakt, afhankelijk van de ingestelde gegevenssoort, ofwel de mail wordt als 'mail' onder de klant gehangen. Het gaat bij deze module om automatische matching. Voor versie 7 bestaat een module die het makkelijk maakt handmatig te kiezen waar je de mail wilt hangen. Deze is nog niet versie 8 gemigreerd.

Uiteraard kan het voorkomen dat u meer wilt. Mail programma's hebben vaak ook eigen relatie-lijsten, kalenders en takenlijsten die in gebruik zijn. Mogelijk wilt u deze synchroniseren met relaties, kalenders en taken in Odoo. Helaas zijn er nog nauwelijks goede open source koppelingen op dit gebied beschikbaar. Gebruikt u Outlook dan kunt u deze module kopen. Gebruikt u Zimbra dan kunt u van deze te betalen Zimbra connector gebruik maken of genoegen nemen met deze vrij verkrijgbare connecter die echter weer niet bovengenoemde zaken kan synchroniseren. Voor andere mail-programma's zijn geen goede koppelingen met uitgebreide synchronisatie mogelijkheden beschikbaar.

Wat niet is kan komen. U bent niet de enige die met dergelijke wensen rondloopt. Voor nu echter, is het voor veel klanten voldoende om middels de Therp module e-mails te archiveren. De module is dan ook al een paar honderd keer gedownload.