Van boekjaar 2015 -> 2016

We krijgen er elk jaar weer vragen over, vandaar dat Therp een blog van een paar jaar terug aanpast voor versie 8 en wederom publiceert. Een financieel jaar moet afgesloten worden, ook in Odoo en in veel gevallen, zult u (factuur)reeksen willen aanpassen voordat het nieuwe jaar start. Dit blog bestaat uit daarom uit twee delen A) Afsluiten van het boekjaar B) Reeksen (nummeringen) aanpassen.

We krijgen er elk jaar weer vragen over, vandaar dat Therp een blog van een paar jaar terug aanpast voor versie 8 en wederom publiceert. Een financieel jaar moet afgesloten worden, ook in Odoo en in veel gevallen, zult u (factuur)reeksen willen aanpassen voordat het nieuwe jaar start. Dit blog bestaat uit daarom uit twee delen A) Afsluiten van het boekjaar B) Reeksen (nummeringen) aanpassen. Mocht u dit liever willen uitbesteden, uiteraard kan Therp u ondersteunen. Gaat u zelf aan de slag, de hier beschreven werkwijze geldt voor versie 8 van Odoo.  Voor versie 6 en 7 werkt het nagenoeg analoog.

A) Afsluiten van het boekjaar Dit vindt in het eerste kwartaal van 2016 plaats. Om het jaar 2015 af te sluiten voert u de volgende stappen uit:

1) Boekjaar en periodes. Check bij Financieel->Instellingen->Periodes->Boekjaren of boekjaar 2016 + periodes, inclusief Openingsperiode, zijn aangemaakt.  Zo niet maak dan eerst het nieuwe boekjaar aan en kies maandelijkse of 3 maandelijkse periodes. Sla vervolgens op. U ziet dat er ook een 'openings periode' is aangemaakt.

2) Openingsbalans dagboek. Check bij Financieel->Instellingen->Dagboeken->Dagboeken of er een dagboek voor de Openingsbalans is. Een Openingsbalans Dagboek heeft als instellingen: Type “Situatie bij opening/afsluiting”. De optie “Centrale tegenrekening’ is aangevinkt. En er staat voor credit/debet een balansrekening gedefinieerd.

3) Boekingen genereren. Ga naar Financieel->Periodieke verwerking->Einde periode. Kies ‘Genereer openingbalans’. U komt in een scherm waar u het af te sluiten jaar, het nieuwe jaar, het openingsbalans dagboek (stap 2) en de Openingsperiode (stap 1) moet opgeven. Kies ‘Aanmaken’. Alle balans-boekingen van het af te sluiten jaar komen nu in het gekozen openingsbalans-dagboek te staan.

4) Boekingen controleren en indien nodig ongedaan maken. Kloppen de geproduceerde boekingen niet of wil de accountant nog wijzigingen zien? Bovenstaande stap is ook weer ongedaan te maken indien nodig. Door bij Financieel->Periodieke verwerkingen->’Annuleren einde boekjaar boekingen’ te kiezen wordt de actie ongedaan gemaakt. Eventuele te maken correcties kunt u nu elders in de database doorvoeren.

5)Jaarafsluiting definitief maken. Weet u zeker dat alles in orde is, dan kunt u via Financieel->Periodieke verwerkingen->Einde periode->Sluit Boekjaar, het boekjaar sluiten. Deze handeling is niet zomaar meer terug te draaien!

B) Reeksen aanpassen Als het jaartal in de factuur-nummering voorkomt, wat in Ooo de standaard is, is het handig voor inkoop/verkoop facturen elk jaar aparte reeksen te maken. Anders zullen pas in 2016 ingevoerde facturen, die betrekking hebben op 2015, toch 2016 in de nummering krijgen, wat geen ramp is, maar wel slordig staat. Deze aanpassing kunt u nu, in december al doen, mits bovenstaande stap

1) Boekjaar en Periodes, reeds is uitgevoerd. Klik naar Hoofdmenu Instellingen->Technisch->Reeksen & Identifiers->Reeksen. (Let op: U kunt alleen in dit menu komen als u voldoende permissies heeft.) U ziet nu de instellingen die bepalen welke nummering facturen, orders, kostenplaatsen e.d. volgen en of ze  “door-” genummerd worden in 2016 of dat de nummering opnieuw bij 1 start.

Als voorbeeld gaan we nu de nummering voor het Inkoopdagboek, ofwel Inkoop-facturen wijzigen. Bij de reeksen is de naamgeving vaak nog Engels. We filteren de lijst items eerst op reeks 'Purchase'. Dan klikken we op 'Purchase Journal ' waardoor deze opent en 'dupliceren' deze via de knop “Meer”. De kopie geeft u vervolgens de naam “Purchase Journal 2016”.  Automatisch is daar het veld ‘Volgende Nummer’ op 1 gezet. Vervang bij Voorvoegsel %(year)s met 2016. Sla op.

 

2016

Ga terug naar de lijst en zoek weer het eerder gekopieerde 'Purchase Journal'. Bewerk 'Purchase Journal'en kies vervolgens tabblad ‘Boekjaren’. Voeg item toe en kies Boekjaar ‘2016’ en de zojuist gemaakte Reeks ‘Purchase Journal 2016'. Sla op. Odoo zal nu voor in 2016 gegenereerde inkoopfacturen de instellingen van Inkoopboek 2016 gebruiken. Analoge acties voert u  uit voor verkoopfacturen (Sale Journal), creditfacturen, bankboek e.d.